De digitale werkplek organiseren met 5S

 

De 5S-methode is één van de bekende instrumenten binnen LEAN. Oorspronkelijk werd deze toegepast om fysieke werkplekken overzichtelijk, schoon en efficiënt in te richten: alles heeft een vaste plaats en staat op die plaats. Maar in de praktijk is je digitale werkplek net zo belangrijk. Tijd dus voor de digitale 5S-werkplekinspectie.

 

Digitale informatie: de voorraad blijft groeien

In veel organisaties ontbreekt een eenduidig beleid of controle op de enorme hoeveelheid digitale informatie die dagelijks wordt opgeslagen. Denk aan de netwerkschijf met een wirwar aan mapjes, duplicaten in e-mails en bestanden die zowel jij als je collega’s hebben opgeslagen. Je weet immers maar nooit wanneer je ze nodig hebt.

Het gevolg?

• Je zoekt te lang naar het juiste document
• Je twijfelt of je het meest actuele bestand hebt
• De opslagruimte groeit onnodig
• Er ontstaan bedrijfsrisico’s door verkeerde of verouderde informatie

Een goed georganiseerde digitale werkplek voorkomt deze problemen.

Digitale werkplekorganisatie: minder is meer

Het gaat niet alleen om hoeveel documenten je opslaat, maar ook om hoe je ze verzamelt. Formulieren met 100 irrelevante vragen kosten medewerkers energie en tijd. Hoe langer en ingewikkelder het proces, hoe groter de kans dat het niet of onvolledig wordt uitgevoerd.

Door alleen de informatie te vragen die écht nodig is, verklein je de digitale rommel, verhoog je de motivatie én win je kostbare tijd terug.

De 5S-methode toepassen op je digitale werkplek

De 5S-methode (Sorteren, Schikken, Schoonmaken, Standaardiseren, Standhouden) is perfect geschikt om je digitale informatiebeheer te verbeteren:

• Scheiden – Verwijder overbodige documenten en dubbele bestanden.
• Schikken – Richt een logische mappenstructuur en naamgeving in.
• Schoonmaken – Werk oude bestanden bij of archiveer ze.
• Standaardiseren – Maak afspraken over bestandsnamen, opslaglocaties en formats.
• Standhouden – Zorg dat iedereen zich aan de afspraken houdt en verbeter continu.

Soms is het slim om helemaal opnieuw te beginnen en oude bestanden in een digitaal archief te plaatsen. Je zult merken dat je zelden teruggrijpt naar die oude data. Maak vooraf een duidelijk plan, betrek medewerkers en sluit aan bij bestaande structuren, zoals je kwaliteitsmanagementsysteem.

Standhouden en verbeteren: informatie als flow

De echte winst behaal je door het LEAN-principe pull toe te passen: informatie wordt alleen gebruikt, aangepast en opgeslagen op het moment dat een actie daadwerkelijk wordt uitgevoerd.

Met digitale workflows stroomt informatie automatisch door de organisatie. Acties en bijbehorende documenten worden centraal gearchiveerd. Dit vraagt geen ICT-kennis, is schaalbaar en ook voor kleinere organisaties kosten­effectief. Bij LeanForms zien we vaak dat de investering in het digitaliseren van één bedrijfsproces binnen één à twee maanden is terugverdiend. En met één licentie kun je bij ons onbeperkt processen automatiseren, tel uit je winst.

De kracht van een digitale informatiestroom

Een voorbeeld: één van onze klanten bracht de rapportagetijd terug van 50 dagen per jaar naar 0 door informatie automatisch te laten doorstromen in het proces. Geen losse documenten, geen zoekwerk, alles direct beschikbaar en actueel.

Meer weten over 5S en digitale werkplekorganisatie?

Wil je je digitale werkplek efficiënt inrichten en onderhouden volgens de 5S-methode? LeanForms helpt je met het digitaliseren en automatiseren van je informatiebeheer. Zo bespaar je tijd, voorkom je fouten en verbeter je de kwaliteit van je processen.

Plan een demo en ontdek hoe wij jouw digitale werkplek kunnen optimaliseren