Geavanceerde workflows stap voor stap
Digitalisering stopt niet bij het vervangen van papieren formulieren door een digitaal alternatief. De echte winst ontstaat wanneer processen slimmer worden. Workflows spelen daarin een sleutelrol: Door digitale formulieren slim in te richten, stroomlijnt het systeem automatisch het vervolg op basis van de antwoorden. Zo krijgt je organisatie grip, snelheid en rust en laat je digitalisering voor je werken.
Wat maakt een workflow geavanceerd?
Een geavanceerde workflow gaat verder dan een simpele goedkeuring of taakoverdracht. Het is een digitale route waarin formulieren en acties logisch aan elkaar verbonden zijn. Denk aan conditionele stappen, automatische meldingen of periodieke triggers.
In een geavanceerde workflow:
- Worden formulieren automatisch opgestart op het juiste moment (bijvoorbeeld wekelijks of per projectfase);
- Volgen taken elkaar automatisch op (ook als iemand iets vergeet) dankzij slimme timerfuncties en herinneringen;
- Is elke stap traceerbaar, met inzicht in status, verantwoordelijke en voortgang.
Het resultaat is een digitale bedrijfsketen waarin geen informatie meer verloren gaat, geen handmatige taken blijven liggen, data altijd actueel is en het resultaat eenduidig wordt bepaald.
LeanForms als basis voor workflowautomatisering
No-code opbouw
Met LeanForms stel je workflows samen door formulieren, routes en condities te combineren, volledig zonder te programmeren. Gebruikers bepalen zelf de logica: Wie vult wat in, wat gebeurt er daarna en wanneer is iets afgerond. Complexe processen worden zo toegankelijk zonder afhankelijkheid van IT.
Slimme automatisering
Of het nu gaat om het automatisch starten van periodieke formulieren, het versturen van herinneringen of een proces tijdelijk onderbreken met de timerfunctie, LeanForms automatiseert wat anders handmatig moest gebeuren. Medewerkers in het veld registreren gegevens mobiel en de data komt direct in de juiste workflow voor de back-office medewerker terecht.
Datasets: de slimme verbinding tussen formulieren
Met LeanForms Datasets koppel je formulieren aan elkaar via één centrale databron.
Gegevens zoals projectinformatie, Taak Risico analyses of inspectieresultaten worden op één plek beheerd en kunnen in meerdere formulieren worden gebruikt.
Zo hoef je informatie slechts één keer vast te leggen, blijft alles consistent en is elke wijziging volledig traceerbaar. Natuurlijk zijn er ook mogelijkheden om externe applicaties zoals ERP te gebruiken als dataset en deze te koppelen met de diverse formulieren.
Timerfunctie in workflows
Een goed ingerichte workflow denkt met je mee. Met de timerfunctie in LeanForms kun je instellen dat de workflow voor een bepaalde periode wordt gepauzeerd. Hierdoor is het mogelijk om binnen 1 formulier periodiek specifieke data te verzamelen. Een voorbeeld hiervan is een onderhoudskaart van apparatuur. Hierdoor wordt er eenvoudig een onderhoudsgeschiedenis opgebouwd. Op basis van de bevindingen kan men zelfs de timer waarde tussentijds verhogen of verlagen!
Voorbeeld uit de praktijk: QLB Consultancy, kwaliteitsmanagement in hightech
Bij QLB Consultancy ondersteunt LeanForms complexe productontwikkelings- en vrijgaveprocessen. FMEA’s, control plans en validaties zijn gekoppeld aan datasets per productlijn. Zo ontstaat een transparante route van concept tot vrijgave, waarbij elke wijziging automatisch wordt vastgelegd.
Tip: Maak gebruik van de mogelijkheid om goedkeuringsopties in te bouwen, zodat de juiste personen op het juiste moment de benodigde goedkeuring kunnen geven.
De kracht van workflows
Of het nu gaat om kwaliteitsborging, veiligheid, productie of dienstverlening, met workflow management bouw je processen die meebewegen met je organisatie. Een goed ontworpen workflow is de ruggengraat van efficiëntie en betrouwbaarheid binnen je bedrijf.
Meer weten? Kom in contact
Heb je vragen of ben je benieuwd hoe LeanForms jouw organisatie kan ondersteunen? We staan klaar om al je vragen te beantwoorden! Krijg direct gespecialiseerd advies over de beste oplossing voor jouw specifieke situatie.
Gerelateerde items
Handreiking voor het optimaliseren van processen
Procesoptimalisatie als continu verbeterproces. Procesoptimalisatie is een continu verbeterproces waar nog niet iedere organisatie proactief mee bezig is.
RI&E: Van verplichting naar dynamisch instrument
Het opstellen van een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) is al een tijdje een wettelijke verplichting, maar desondanks hebben veel bedrijven moeite met het correct inrichten van hun RI&E.
De digitale werkplek, organiseren met 5S
Eén van de methoden binnen LEAN is de 5S Werkplekinspecties, beter bekend als 5S. Deze wordt vaak toegepast om een opgeruimde en overzichtelijke fysieke werkplek in te richten en te handhaven.
Standaardoplossing of maatwerk?
De keuze voor de juiste softwareoplossing voor digitale formulieren kan bepalend zijn voor de efficiëntie van een bedrijf.
