Hoe werken slimme digitale formulieren?
Slimme digitale formulieren gebruiken… Zijn er domme digitale formulieren dan? Met slim bedoelen we dat je het maximale resultaat voor je organisatie bereikt met de minste inspanning. Slimme digitale formulieren helpen namelijk zowel de gebruiker als de organisatie. De informatie gaat voor je werken. Met meer dan 20 jaar praktijkervaring helpt LeanForms jou en je organisatie snel op weg!
Wat kun je met slimme digitale formulieren?
Digitaliseren van formulieren is een enorme winstpakker op gebied van tijdsbesparing, maar ook op kwaliteit van de informatie en bedrijfsprocessen. Met slimme formulieren kun je namelijk informatie op het juiste tijdstip laten stromen naar de medewerkers voor afhandeling van verschillende bedrijfsprocessen. De informatie wordt bovendien centraal opgeslagen en is beschikbaar voor actuele rapportages. Met slimme digitale formulieren automatiseer je bedrijfsprocessen en zorg je dus ook voor nauwkeurig toezicht op uitvoering van de processen.
Waar moet ik beginnen?
Als je formulieren gaat digitaliseren is een goede voorbereiding belangrijk voor succes. Je gaat samen met de eindgebruikers inventariseren hoe het bedrijfsproces zou moeten verlopen en welke informatie hierbij belangrijk is om te verzamelen. Daarbij kijk je natuurlijk ook naar waar je gebruik kunt maken van slimme functies van het formulieren systeem. Denk bijvoorbeeld aan vaste lijsten of conditionele voorwaarden. Het lijk heel ingewikkeld, maar het is heel eenvoudig als je hierbij de spelregels kent. De grootste tijdsbesteding zit dus niet in digitalisering van het formulier maar in de kennis van het bedrijfsproces. Tenminste als je de keuze maakt voor een no-code formulieren tool!
De vervolgstappen voor het verwerken
De kracht bij digitaliseren van formulieren is dat je informatie kunt verrijken tijdens het afwerken van een bedrijfsproces. Na de melding van bijvoorbeeld een afwijking in het productieproces zal een logische stap zijn te onderzoeken waardoor deze afwijking wordt veroorzaakt. Er worden ook mogelijk acties uitgezet om herhaling te voorkomen. Uiteindelijk zullen alle afwijkingsformulieren samen een goed beeld geven van waar het bedrijfsproces nog kan worden verbeterd.
De vervolgstappen en de bijbehorende autorisaties kunnen laagdrempelig worden ingeregeld met een workflow management technologie die in de betere digitale formulieren applicaties beschikbaar is.
soepelere processen
Een slimme opzet van je digitale formulier en de juiste formulierenapplicatie maken bedrijfsprocessen een stuk efficiënter. Denk aan automatisch verzonden e-mails of netjes opgemaakte PDF’s bij inspecties of kwaliteitsrondes. Ook routing op basis van ingevoerde gegevens is een krachtige functie: het formulier volgt automatisch de juiste afhandelroute. En er zijn nog veel meer slimme toepassingen.
Werken met de oplossingen van LeanForms
Wat maakt de slimme formulieren van LeanForms nu zo bijzonder? Alle functionaliteiten zijn bedacht vanuit de praktijk en zijn zonder ingewikkelde IT- taal te gebruiken. Door de korte leercurve kan iedere organisatie zonder ICT-afdeling of ICT professionals toch de digitaliseringsslag maken. Door het generieke karakter van LeanForms is het breed in te zetten bij ondersteuning van bedrijfsprocessen.
Daarnaast wordt de kennis beschikbaar gesteld in een uitgebreide bibliotheek met slimme templates van diverse formulieren. Mocht je zelf geen medewerkers beschikbaar hebben, dan staan onze praktijkgerichte consultants klaar om samen met jou de digitale formulieren in te richten.
Hoe werken de slimme digitale formulieren van Leanforms?
De slimme digitale formulieren van LeanForms worden altijd via een speciale klantenportal aangeboden. De applicatie kan zowel vanuit de Cloud als op een lokale server intern bij de organisatie worden geïnstalleerd. Op verzoek kunnen koppelingen worden gerealiseerd voor data-uitwisseling met andere applicaties (ERP) of rapportagetools zoals PowerBI. Het benaderen van het portal gaat via de standaard website browsers. De gebruikers zullen altijd via een persoonlijk wachtwoord moeten aanmelden om de formulieren en rapportages te kunnen gebruiken.
Een groot voordeel van LeanForms is dat men geen beperking legt op het aantal soorten formulieren, het aantal ingevulde formulieren en de rapportages. De licentie is gebaseerd op het aantal persoonlijke gebruikers waarbij organisaties dus stapsgewijs in het digitaliseringsproces kan groeien.
Zelf aan de slag gaan met de hulp van LeanForms?
Heeft deze informatie je interesse gewekt? En wil je nu zelfs eens ervaren wat de slimme digitale formulieren voor de organisatie kunnen betekenen? Wij laten het graag zien in een vrijblijvende demo. Na aanmelding nemen we persoonlijk contact op om je wensen en verwachtingen concreet te maken. Misschien gebruiken we je huidige formulier wel om dit binnen LeanForms te demonstreren!
Meer weten? Kom in contact
Heb je vragen of ben je benieuwd hoe LeanForms jouw organisatie kan ondersteunen? We staan klaar om al je vragen te beantwoorden! Krijg direct gespecialiseerd advies over de beste oplossing voor jouw specifieke situatie.
Gerelateerde items
Geavanceerde workflows stap voor stap
Digitalisering stopt niet bij het vervangen van papieren formulieren door een digitaal alternatief. De echte winst ontstaat wanneer processen slimmer worden. Workflows spelen daarin een sleutelrol: Door digitale formulieren slim in te richten, stroomlijnt het systeem automatisch het vervolg op basis van de antwoorden. Zo krijgt je organisatie grip, snelheid en rust en laat je digitalisering voor je werken.
Papierloos werken: De kracht van digitalisering
Digitalisering helpt organisaties om tijd te besparen, fouten te voorkomen en meer inzicht uit hun data te halen. Een mooi bijkomend voordeel is dat je tegelijkertijd minder papier nodig hebt. Dat scheelt niet alleen bomen en CO₂-uitstoot, maar ook kosten..
Efficiënte bedrijfsprocessen
Het geheim van datakwaliteit. Data wordt steeds vaker ingezet als integraal onderdeel van besluitvorming. Een lage kwaliteit van deze data kan leiden tot inefficiënties, onjuiste analyses en uiteindelijk verkeerde beslissingen.
15 jaar LeanForms in beweging
LeanForms bestaat 15 jaar. Lees het verhaal over de groei naar een mensgericht en innovatief softwarebedrijf.
