Unipak
REASeuro
ASK Romein
Terberg Machines
Fluortubing
Bredenoord

Wat is een kwaliteitsmanagementsysteem?

Wat is een kwaliteitsmanagementsysteem?

Kort gezegd is een kwaliteitsmanagementsysteem een (geautomatiseerd) systeem waarmee je op een eenvoudige en transparante manier de kwaliteit van de bedrijfsvoering kunt monitoren. Denk bijvoorbeeld aan de kwaliteit van je diensten of producten, de kwaliteit van de processen binnen het bedrijf (efficiency) en de kwaliteit van de service die de organisatie biedt. De voordelen van een dergelijk systeem zijn groot. Waar je voorheen informatie moest inwinnen bij verschillende afdelingen, bedrijfsonderdelen of vestigingen (en daar zelf wijs uit moest worden), wordt nu alles ondergebracht in één systeem. Zo heb je met een paar muisklikken de gewenste informatie op je scherm. Deze informatie kun je vervolgens bijvoorbeeld gebruiken om verbeteringen binnen de organisatie te implementeren.

Digitaliseren bedrijfsprocessen

Waarom een kwaliteitsmanagementsysteem?

Waarom een kwaliteitsmanagementsysteem?

Een kwaliteitsmanagementsysteem opzetten kan om verschillende redenen een goed idee zijn. Bijvoorbeeld als jouw bedrijf veel klachten ontvangt over de kwaliteit van diensten of producten, of als er een hoog verloop is onder klanten. Een andere reden is het verkrijgen van een kwaliteitscertificaat, zoals een ISO 9001-certificaat, dit is soms nodig om opdrachten gegund te krijgen.

Een kwaliteitsmanagementsysteem maakt bovendien inzichtelijk waar de problemen zitten als er sprake is van een te lage efficiency van de organisatie, wat onder andere het geval is bij te hoge kosten of te lage winst. Door het systematisch bijhouden van allerlei belangrijke informatie over de kwaliteit van de bedrijfsvoering, krijg je inzicht in de knelpunten en struikelblokken, maar ook in processen die wel goed verlopen. Vervolgens kun je aan de hand van feiten verder bouwen aan de kwaliteit van de organisatie.

De voordelen van een kwaliteitsmanagementsysteem zijn:

Kwaliteit verhogen

Meer grip op de processen

Efficiëntie verhogen

Data verzamelen over je bedrijfsvoering

Verkrijgen van een kwaliteitscertificaat

Waaruit bestaat een kwaliteitsmanagementsysteem?

Waaruit bestaat een kwaliteitsmanagementsysteem?

Een kwaliteitsmanagementsysteem is ook voor geen enkel bedrijf hetzelfde, want een goed managementsysteem houdt rekening met zaken als bedrijfscultuur, de praktische uitvoering van processen en doelstellingen/speerpunten. Het is maatwerk en daardoor is het mogelijk om bepaalde accenten te leggen.

Een goed kwaliteitsmanagementsysteem is meer dan een (digitaal) handboek en omvat zeker niet alleen instructies en procedures. Het moet een organisch systeem zijn, dat vóór de organisatie werkt en de dagelijkse gang van zaken niet beperkt doordat de vertaalslag naar de praktijk niet gemaakt wordt. Bovendien moet het jou werk uit handen nemen, in plaats van je meer werk te bezorgen, doordat je eindeloze rapportages in moet vullen. Door het kwaliteitsmanagementsysteem te automatiseren, worden er bijvoorbeeld minder fouten gemaakt door ingebouwde checks en zorgen ingestelde workflows ervoor dat meldingen en taken op het juiste moment bij de juiste persoon terechtkomen.

Wil jij de kwaliteit van jouw bedrijfsprocessen waarborgen?

Ben je benieuwd wat een kwaliteitsmanagementsysteem voor jouw organisatie kan betekenen? Vraag dan vandaag nog een gratis demo aan bij LeanForms. We laten je graag zien wat er allemaal mogelijk is!

Demo aanvragen

Voorbeeld van een kwaliteitsmanagementsysteem

Er zijn meerdere keuzes op het gebied van kwaliteitsmanagementsystemen. Grofweg onderscheiden we drie soorten. Zo bestaan de meest simpele varianten uit een gezamenlijke portal waar alles wordt verzameld en gedeeld. Hier staat alles wel gedigitaliseerd, maar wordt er weinig geautomatiseerd. Een tweede mogelijkheid is een speciaal softwarepakket waarbinnen procesbeschrijvingen gepubliceerd kunnen worden met bepaalde slimmigheidjes. Registraties spelen hierin een belangrijke rol en worden allemaal via een portal beschikbaar gemaakt. De laatste variant is een combinatie van business procesmanagement en kwaliteitsmanagement waarbij de software zelfstandig werkt. Registraties kunnen hierin geautomatiseerd worden en bestanden worden automatisch gekoppeld aan de juiste processen.

Waar moet een kwaliteitsmanagementsysteem aan voldoen?

Zoals gezegd moet een goed kwaliteitsmanagementsysteem de structuur en kwaliteit verbeteren en moet het systeem vóór de organisatie werken en vooral niet als een keurslijf voelen. Er moet namelijk wel voldoende bewegingsruimte overblijven voor eigen inzicht, in plaats van dat bij problemen altijd met een beschuldigende vinger gewezen wordt naar de procedures. Bovendien moet het makkelijk zijn om de gewenste informatie uit het systeem te halen, doordat het intuïtief werkt. Hiermee wordt de basis gelegd om continu te verbeteren binnen je organisatie.

Hoe het kwaliteitsmanagementsysteem verder opgezet wordt, is afhankelijk van de organisatie. Met welke punten wil je als eerste aan de slag? Hoe zorg je ervoor dat de informatie die uit het systeem komt, daadwerkelijk op de werkvloer terecht komt én gebruikt wordt? Wil je puur een kwaliteitssysteem om aan bepaalde normen te voldoen, of zie je de vele andere voordelen van een dergelijk systeem in en wil je het optimaal benutten (wat wij zeker aan zouden raden)?

Hoe kun je jouw kwaliteitsmanagementsysteem opzetten?

Het opzetten van een goed kwaliteitsmanagementsysteem is maatwerk. Er is geen standaard kwaliteitssysteem dat bij iedere organisatie geïmplementeerd kan worden. Het is daarom een goed idee om professioneel advies in te winnen. Wij laten je graag zien wat een goed kwaliteitsmanagementsysteem voor jouw organisatie kan betekenen. Neem vandaag nog contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.

Wat onze klanten vinden

Het online formulieren systeem van LeanForms geeft veel voordelen, zowel bij het invoeren als bij het verwerken van de data. De combinatie LeanProcess met LeanForms heeft gezorgd dat we een online managementsysteem hebben dat goed op elkaar aansluit. Op dit moment hebben we een online beheersbaar managementsysteem welke toegankelijk is voor alle medewerkers met eenvoudig in te vullen online formulieren op verschillende devices.

Maico de Jong

Bekijk deze case
opra-turbines-logo

We hebben LeanForms als eerste geïmplementeerd binnen de after-market-unit. Hier zijn we begonnen met de digitalisering van de formulieren. Inmiddels hebben we dashboards in LeanForms gemaakt, welke ons direct inzichten geven over de actualiteiten en hierdoor kunnen we direct sturen op de KPI’s. De grafieken van LeanForms bieden ons nu realtime overzicht, dit geeft ons vele voordelen zoals tijdsbesparing en betrouwbaarheid van de data.

Sietse Dorst

Bekijk deze case
Logo LeDuc

Wij hebben middels LeanForms een instrument in handen om diverse procesregistraties effectief uit te voeren. Van belang is dat (net als bij andere softwaresystemen) in de organisatie een aantal key-users zijn die de functionaliteit beheersen. Wanneer dat georganiseerd is, kun je de functionaliteit gemakkelijk uitbreiden naar andere deelprocessen. Je hoeft geen softwareontwikkelaar te zijn om de tool verder uit te bouwen binnen de organisatie.

Coen Slurink

Bekijk deze case

Wil jij de optimale kwaliteit voor jouw bedrijfsproces?

Vraag een online demo aan

Veelgestelde vragen

Kwaliteitsmanagementsysteem

Digitalisering roept ook vragen op. Hierbij alvast onze antwoorden.

Ja, LeanForms kan op verschillende manieren informatie uitwisselen met andere systemen.
Binnen 3 dagdelen leren onze trainers jullie alle ins en outs van LeanForms, daarnaast beschikken wij over een klantenportal waar alles nog een keer staat uitgelegd.
LeanForms biedt uitgebreide mogelijkheden om rapportages van de ingevulde formulieren te maken. Deze kunnen (met sjablonen) geëxporteerd worden naar Excel. Je kan ook dashboards met realtime grafieken maken.
Nee, er zijn geen aanvullende modules. Je krijgt altijd de beschikking over alle features van LeanForms.