Kwaliteitsmanagementsysteem

Een kwaliteitsmanagementsysteem opzetten kan om verschillende redenen een goed idee zijn. Kwaliteitsmanagement kan veel waarde toevoegen als je bedrijf bijvoorbeeld veel klachten ontvangt over de kwaliteit van diensten of producten, of als er een hoog verloop is onder klanten. Een andere reden voor het opzetten van een kwaliteitsmanagementsysteem is het verkrijgen van een kwaliteitscertificaat, zoals een ISO 9001-certificaat, dit is soms nodig om opdrachten gegund te krijgen.

Een kwaliteitsmanagementsysteem maakt bovendien inzichtelijk waar de problemen zitten als er sprake is van een te lage efficiency van de organisatie, wat onder andere het geval is bij te hoge kosten of te lage winst. Door het systematisch bijhouden van allerlei belangrijke informatie over de kwaliteit van de bedrijfsvoering, krijg je inzicht in de knelpunten en struikelblokken, maar ook in processen die wel goed verlopen. Vervolgens kun je aan de hand van feiten verder bouwen aan de kwaliteit van de organisatie.

Een kwaliteitsmanagementsysteem is voor geen enkel bedrijf hetzelfde, want goed kwaliteitsmanagement houdt rekening met zaken als bedrijfscultuur, de praktische uitvoering van processen en doelstellingen/speerpunten. Het is maatwerk en daardoor is het mogelijk om bepaalde accenten te leggen.

Een goed kwaliteitsmanagementsysteem is meer dan een (digitaal) handboek en omvat zeker niet alleen instructies en procedures. Het moet een organisch systeem zijn, dat vóór de organisatie werkt en de dagelijkse gang van zaken niet beperkt doordat de vertaalslag naar de praktijk niet gemaakt wordt. Bovendien moet het jou werk uit handen nemen, in plaats van je meer werk te bezorgen, doordat je eindeloze rapportages in moet vullen. Door je kwaliteitsmanagement te automatiseren, worden er bijvoorbeeld minder fouten gemaakt door ingebouwde checks en zorgen ingestelde workflows ervoor dat meldingen en taken op het juiste moment bij de juiste persoon terechtkomen.

Daarnaast speelt informatiemanagement een cruciale rol in een effectief kwaliteitsmanagementsysteem, waarbij het zorgt voor de juiste verzameling, analyse en interpretatie van gegevens om waardevolle inzichten te verkrijgen en weloverwogen beslissingen te kunnen nemen.

Zoals gezegd moet een goed kwaliteitsmanagementsysteem de structuur en kwaliteit verbeteren en moet het systeem vóór de organisatie werken en vooral niet als een keurslijf voelen. Er moet namelijk wel voldoende bewegingsruimte overblijven voor eigen inzicht, in plaats van dat bij problemen altijd met een beschuldigende vinger gewezen wordt naar de procedures. Bovendien moet het makkelijk zijn om de gewenste informatie uit het systeem te halen, doordat het intuïtief werkt. Hiermee wordt de basis gelegd om continu te verbeteren binnen je organisatie.

Hoe het kwaliteitsmanagementsysteem verder opgezet wordt, is afhankelijk van de organisatie. Met welke punten wil je als eerste aan de slag? Hoe zorg je ervoor dat de informatie die uit het systeem komt, daadwerkelijk op de werkvloer terecht komt én gebruikt wordt? Wil je puur een kwaliteitssysteem om aan bepaalde normen te voldoen, of zie je de vele andere voordelen van een dergelijk systeem in en wil je het optimaal benutten (wat wij zeker aan zouden raden)?

Bij LeanForms begrijpen we dat het opzetten van een effectief kwaliteitsmanagementsysteem maatwerk is en dat er geen standaardoplossing is die voor elke organisatie geschikt is. Daarom is het raadzaam professioneel advies in te winnen. Wij laten je graag zien wat goed kwaliteitsmanagement voor jouw organisatie kan betekenen.

Met LeanForms bieden we diverse voordelen bij kwaliteitsmanagement. Ons geautomatiseerde systeem stelt bedrijven in staat om op een eenvoudige en transparante manier de kwaliteit van hun bedrijfsvoering te monitoren. Alle informatie wordt gecentraliseerd in één systeem, waardoor gebruikers met slechts een paar muisklikken direct toegang hebben tot de gewenste informatie. Deze gegevens kunnen vervolgens worden gebruikt om verbeteringen binnen de organisatie te implementeren. Het digitaliseren van bedrijfsprocessen met LeanForms resulteert in een verhoogde kwaliteit, meer grip op de processen, een toename in efficiëntie en de mogelijkheid om waardevolle data over de bedrijfsvoering te verzamelen. Bovendien kan het gebruik van LeanForms leiden tot het verkrijgen van een kwaliteitscertificaat, zoals een ISO 9001-certificaat, waardoor opdrachten bevorderd kunnen worden.

Door kwaliteitsmanagement te automatiseren, worden fouten verminderd dankzij ingebouwde controles en worden meldingen en taken op het juiste moment toegewezen aan de juiste persoon. Met LeanForms kunnen bedrijven de kwaliteit van hun bedrijfsprocessen waarborgen en profiteren van de voordelen van een efficiënt en geïntegreerd kwaliteitsmanagementsysteem.