Lean Administratie: Minder gedoe, meer overzicht

Loop je in je organisatie ook aan tegen onnodig papierwerk, dubbele invoer of foutjes die steeds weer hersteld moeten worden? Je bent niet de enige. Veel administratieve processen zitten vol verspilling – zonder dat we het altijd doorhebben. Gelukkig hoeft dat niet zo te blijven. Door de Lean-principes, bekend uit de productie, slim toe te passen op je administratie en informatiestromen, kun je verrassend veel winst boeken. Minder frustratie, meer kwaliteit én tijd over voor belangrijker werk. In deze blog lees je hoe je dat voor elkaar krijgt.

 

Wat is Lean administratie?

Lean draait om het elimineren van verspillingen en het stroomlijnen van processen. Dit geldt niet alleen voor productieomgevingen, maar ook voor administratieve processen. Verspillingen zoals overbodige handelingen, wachttijden en foutcorrecties zorgen voor inefficiëntie. Door Lean-principes toe te passen, zorg je ervoor dat informatie sneller, accurater en zonder onnodige tussenstappen beschikbaar is.

 

Praktijkvoorbeeld: Van vier dagen naar twee uur

Een productiebedrijf in Nederland, onderdeel van een multinational, had een maandrapportageproces dat vier volle werkdagen in beslag nam. Dit kwam doordat gegevens uit verschillende Excel- en Word-bestanden handmatig werden verzameld en verwerkt.

De administratieve afdeling kampte met:

• Zes verschillende Excel-bestanden met grotendeels dezelfde informatie.
• Handmatige overname van data, wat foutgevoelig was.
• Inconsistent gebruik van codes tussen afdelingen.
• Invoerfouten die pas weken later aan het licht kwamen.

Door de waardestroom in kaart te brengen en overbodige stappen te elimineren, werd de administratie drastisch verbeterd. Het proces werd geautomatiseerd met een digitaal formulier, waardoor gegevens direct correct en centraal werden geregistreerd. Het resultaat? De maandrapportage werd voortaan binnen twee uur afgerond.

 

De 5 Lean-Principes Toegepast op Administratie

Om een administratie efficiënter te maken, hanteren we de vijf kernprincipes van Lean:

1. Waarde identificeren

Bepaal welke informatie echt waarde toevoegt en elimineer overbodige handelingen. Bijvoorbeeld: Moet een financieel rapport altijd alle historische data bevatten, of is alleen de meest recente informatie relevant?

2. De waardestroom in kaart brengen

Analyseer hoe informatie binnen je organisatie stroomt en waar vertragingen ontstaan.

Veelvoorkomende verspillingen in administratie zijn:

• Dubbele invoer: Meerdere keren dezelfde gegevens handmatig invoeren.
• Wachten op informatie: Onnodige vertraging door inefficiënte werkprocessen.
• Onnodige complexiteit: Overbodige validaties of administratieve handelingen.

Door workflow management toe te passen, automatiseer je informatiestromen en voorkom je dat medewerkers op elkaar moeten wachten.

3. Flow creëren

Verspilling minimaliseren betekent dat informatie soepel en zonder onderbrekingen moet stromen. Dit kan door:

• Een gecentraliseerd datamanagementsysteem in te voeren.
• Cloudoplossingen te gebruiken voor directe toegang tot documenten.
• Automatische goedkeuringsprocessen in te stellen.

4. Pull-Systeem implementeren

In plaats van standaard alle informatie te verspreiden, zorg je ervoor dat medewerkers enkel de informatie ontvangen die ze op dat moment nodig hebben. Dit voorkomt een overdaad aan data en maakt besluitvorming efficiënter.

5. Streven naar perfectie: Continue verbetering

Lean is een doorlopend proces. Door regelmatig te analyseren en te verbeteren, blijven administratieve processen geoptimaliseerd. Een bewezen techniek is Poka Yoke, oftewel ‘foutpreventie aan de bron’. Denk aan:

• Validatieformulieren die invoer direct controleren.
• Automatische waarschuwingen bij onjuiste of ontbrekende data.