Klant aan het woord: Van den Born
Geen dubbele invoer van voertuiggegevens
Snellere verwerking
Altijd volledige en onderbouwde vastlegging
Van den Born digitaliseert voertuigregistratie
Uitdaging: foutgevoelige en tijdrovende voertuigregistratie
Van den Born bouwt en richt lichte bedrijfswagens in voor uiteenlopende klanten, van installateurs tot overheidsorganisaties zoals Rijkswaterstaat en de Inspectie Leefomgeving en Transport.
Dagelijks komen voertuigen binnen die gecontroleerd en geregistreerd moeten worden voordat ze de productie ingaan. Voorheen gebeurde dat grotendeels handmatig. Gegevens zoals chassisnummers, kentekens en accessoires werden op papier genoteerd en daarna opnieuw ingevoerd in het ERP-systeem.
Dat zorgde voor dubbele invoer, kans op fouten bij het overnemen van gegevens en vertraging tussen afdelingen
“Je moet je voorstellen dat iemand een chassisnummer opschrijft en iemand anders dat later weer in de computer invoert. Dat is gewoon foutgevoelig en kost veel tijd.”
Oplossing: één digitale workflow van binnenkomst tot verwerking
Met LeanForms heeft Van den Born dit proces volledig gedigitaliseerd en ingericht als één doorlopende workflow.
- Digitale intake op de werkvloer
Bij binnenkomst start een medewerker direct een formulier op een tablet. Afhankelijk van het type voertuig krijgt hij automatisch de juiste vragen te zien. Zo wordt stap voor stap alle relevante informatie vastgelegd, zonder dat iets wordt vergeten.
- Directe schadevastlegging met foto’s
Als er schade wordt geconstateerd, kan dit direct worden vastgelegd inclusief foto’s. Op basis daarvan wordt automatisch een melding gestuurd naar de verkoopafdeling, wordt een document gegenereerd voor de dealer en is er direct bewijs van de staat bij binnenkomst
- Automatische opvolging in het proces
Na afronding van het formulier ontvangt de verkoopafdeling direct de gegevens, wordt het voertuig verwerkt in het ERP-systeem en het sleutelnummer teruggekoppeld naar de werkvloer
Alles verloopt binnen één flow, zonder losse overdrachten of handmatige communicatie.
Resultaat: sneller werken met minder fouten en meer overzicht
De impact van LeanForms zit vooral in het dagelijks gebruik.
Doordat gegevens direct en eenmalig worden ingevoerd, is de kans op fouten aanzienlijk kleiner geworden. Het team werkt daarnaast sneller doordat dubbele invoer is verdwenen, formulieren niet meer rondgaan en e-mails en documenten automatisch worden gegenereerd.
Iedere stap is vastgelegd en automatisch gekoppeld aan een vervolgactie. Dat zorgt voor meer overzicht en minder afstemming tussen afdelingen.
Brede inzet binnen de organisatie
Wat begon met voertuigregistratie, wordt inmiddels breder toegepast.
LeanForms wordt ook gebruikt voor onder andere BHV-controles (zoals het controleren van brandblussers), keuringen van voertuiginstallaties inclusief automatisch gegenereerde certificaten, klanttevredenheidsonderzoeken en interne registraties.
Voor de toekomst ziet Van den Born kansen in verdere automatisering, bijvoorbeeld via een koppeling met het ERP-systeem.
“Het grootste voordeel is dat het systeem zich aanpast aan onze manier van werken, in plaats van andersom.” - Marco de Groot, van den Born
Concreet merkbare verbeteringen in de praktijk
Geen dubbele invoer van voertuiggegevens
Minder fouten bij registratie
Snellere verwerking zonder papier
Directe schadevastlegging met foto’s
Automatische opvolging binnen het proces
Meer weten? Kom in contact
Klaar om de volgende stap in digitalisering te zetten? Neem contact op en we helpen je graag verder!
Gerelateerde items
Klant én partner aan het woord: SCAVES
SCAVES ondersteunt organisaties met veiligheid, kwaliteit en duurzaamheid. Ze verzorgen veiligheidstrainingen, leveren veiligheidskundigen op locatie en begeleiden organisaties bij certificeringstrajecten zoals ISO en VCA.
Klant aan het woord: WTH
WTH levert al meer dan 55 jaar innovatieve klimaatsystemen die bijdragen aan comfort, duurzaamheid en maatschappelijke waarde, vooral voor grote woningbouw- en utiliteitsprojecten.
Klant aan het woord: Daiwa House
Daiwa House Modular Europe (DHME) is Europa’s grootste bouwbedrijf gespecialiseerd in modulaire bouw. Wat ooit begon als Jan Snel in 1960, groeide uit tot een toonaangevend bouwbedrijf dat onderdeel is van de Japanse Daiwa House Group, wereldwijd de grootste industriële bouwer. Met vier productielocaties in Nederland en circa 700 medewerkers in Europa levert DHME complete woonoplossingen geschikt voor minstens 80 tot 100 jaar gebruik: Van gezinswoningen en studentenhuisvesting tot zorg- en logiesprojecten. Vanuit de hypermoderne gerobotiseerde fabriek in Montfoort rollen jaarlijks duizenden nieuwe woningmodules van de band.
Klant aan het woord: az Vesalius
az Vesalius is een regionaal ziekenhuis in Zuid Limburg, België, met vestigingen in Tongeren en Bilzen. Het ziekenhuis heeft een breed scala aan specialiteiten en biedt zorg aan diverse patiëntengroepen. In 2017 kregen ze het NIAZ-kwaliteitslabel, dat staat voor deskundige zorg, veiligheid en verbeteringsgerichte bedrijfscultuur.
