LeanForms VS Microsoft

Kies de juiste tool voor efficiëntere bedrijfsprocessen

Procesoptimalisatie is tegenwoordig onmisbaar om als organisatie efficiënt te blijven werken en mee te kunnen in de markt. Digitale tools en slim gebruik van data helpen daarbij enorm. Zeker met de opkomst van talloze no-code apps lijkt digitalisering voor iedereen bereikbaar. Maar juist door het enorme aanbod aan apps kan het gebruik ook weer onbedoeld complex of onbeheerst worden. Iets simpels als de naamgeving van een app kan een potentiële gebruikersgroep op het verkeerde been zetten. Een goede verkenning voordat men met procesoptimalisatie en softwaretools begint, is daarom altijd te adviseren.

We gaan daarom nader in op de vergelijking van de generieke no-code applicatie van LeanForms met twee mogelijke alternatieven uit de Microsoft Office 365-suite: Microsoft Forms en Microsoft Power Automate.

LeanForms: Optimalisatie van informatiestromen

LeanForms is ontwikkeld voor procesoptimalisatie van bedrijfsprocessen en is dus geen specifiek LEAN-gereedschap. Met LeanForms willen we echter de bekende LEAN-verspillingen op het gebied van informatiemanagement in organisaties voorkomen. Denk hierbij aan wachten op informatie, foute informatie of dubbele opslag van informatie. Met slimme digitale formulieren kunnen bedrijfsprocessen worden gemodelleerd zodat ze volledig digitaal kunnen worden uitgevoerd en bewaakt. Het geheel wordt ondersteund met een krachtig workflow systeem zodat de informatie langs de relevante functionarissen stroomt. Hierdoor worden doorlooptijden verkort en is kwalitatief betere informatie beschikbaar voor beslissingen die moeten worden genomen tijdens de uitvoering van werkzaamheden.

Omdat alle informatie centraal wordt opgeslagen, is deze ook beschikbaar voor rapportages en nadere analyses. Uitwisseling van data vanuit LeanForms met Microsoft-producten zoals ERP Dynamics of Power BI is met een eenmalige configuratie eenvoudig te realiseren. LeanForms kan zeer breed worden ingezet in de organisatie. Voorbeelden hiervan zijn kwaliteitscontroles, vrijgave van inkomende goederen, werkvergunningen en auditformulieren. Veel meer voorbeelden zijn te vinden in de templatebibliotheek en vele klantencases.

Microsoft Office 365: Optimalisatie van specifieke taken

Natuurlijk kun je ook kijken naar mogelijkheden met het grote aanbod van Microsoft-apps die worden meegeleverd in de Office 365-suite. De apps binnen de Microsoft 365-suite zijn ontwikkeld voor één specifieke taak en kunnen dus zeer gericht worden ingezet.

Microsoft Forms

Zo is Microsoft Forms een app voor het maken van enquêtes, polls en quizzen. Forms verwijst hierbij naar het formulier dat kan worden uitgestuurd om data te verzamelen. Vervolgstappen (workflowmanagement) en complexere afhankelijkheden binnen de vraagstelling ontbreken. Het formulier kan dus niet verder worden bewerkt of aangevuld in een vervolgstap. De vragenlijst kan wel worden uitgestuurd en de verzamelde data kan onder andere met Excel worden gerapporteerd. Microsoft Forms biedt geen uitgebreide workflow-ondersteuning, waardoor het minder geschikt is voor complexe bedrijfsprocessen. Het is vrijwel identiek aan Google Forms, maar dan zonder abonnement.

Microsoft Power Automate

Een andere veel genoemde app uit de Office 365-suite is Microsoft Power Automate (Flow). Deze app is specifiek ontwikkeld om frequente repeterende activiteiten te automatiseren. Met deze app kun je bijvoorbeeld automatisch e-mails archiveren in bepaalde mappen op het netwerk. Maar je kunt bijvoorbeeld Power Automate ook gebruiken om de data die wordt verzameld met de Microsoft Forms-app te verzamelen in een overkoepelend Excel-bestand. Je kunt ook meerdere taken koppelen om zo een workflow te bouwen. Dit wordt echter al snel complex, vandaar dat er veel hulptroepen (lees: consultants) op internet aanwezig zijn om dit te helpen realiseren. De functionaliteit van de app is vaak beperkt. Er is ook een (betaalde) markt voor add-ons die de functies van specifieke apps uitbreiden.