PDCA, een doelgerichte aanpak
De implementatie van verbeteringen borgen in elk bedrijfsproces.
PDCA, kwaliteitsmanagement in 4 stappen
De PDCA cyclus is een bekend hulpmiddel voor continu verbeteren, kwaliteitsmanagement en het oplossen van problemen. De cyclus is ontwikkeld door William Edwards Deming en is daarom ook bekend onder de naam ‘Kwaliteitscirkel van Deming’ (SixSigma.nl)
Bij ISO-certificeringen en audits wordt deze cyclus uitgebreid getoetst. Zo kan worden gekeken of organisaties leren van hun fouten en de bedrijfsvoering continu verbeterd Voor het management is een hoge efficiency van de organisatie en middelen uiteindelijk het doel. Toch worstelen een heleboel organisaties om PDCA succesvol te implementeren. In deze blog gaan we hier verder op in en geven we tips voor een succesvolle PDCA-implementatie.
Het ‘Plan Delay Cancel Apologize’ syndroom
Het goed implementeren van de PDCA-cyclus staat en valt bij goede planning in een organisatie. Als men zich bewust is van de noodzaak voor continue verbeteren dient men hier ook tijd voor vrij te maken. Een bekende valkuil is dat veel plannen en acties worden geïnitieerd binnen een organisaties zonder ze SMART te benoemen. Maar ook dat er geen ruimte of middelen worden gereserveerd om hieraan te werken. Alsof de zaken benoemen de problemen vanzelf oplost. Het gevolg is dat men zaken uitstelt en de plannen uiteindelijk tussen wal en schip vallen. Totdat de geschiedenis zich herhaalt en herhaalt.
PDCA vereist ook leiderschap
Het spreekt voor zich dat managers zich bewust moeten zijn van hun rol. Het succes van PDCA vereist betrokkenheid en ondersteuning van leidinggevenden. Dit geldt niet alleen voor tijd en middelen maar zeer zeker ook in het bewaken van voortgang en resultaat bij verbetertrajecten. De managers dienen dus een goed overzicht te hebben van alle geplande activiteiten binnen de organisatie. Digitale hulpmiddelen en periodieke overlegstructuren kunnen hierbij enorm helpen maar de mens maakt uiteindelijk het verschil.
Verbeteren is veranderen
Om geen ongewenste bijeffecten bij het doorvoeren van verbeteringen in organisatie en bedrijfsprocessen te veroorzaken dient men veranderingen op een gecontroleerde manier te implementeren. Een goed management of change proces is daarom altijd onderdeel van de PDCA-verbetercyclus. Hierbij is het van belang dat alle betrokkenen tijdig en volledig worden geïnformeerd over de voorgenomen wijziging. Een goede voorlichting leidt tot een goede acceptatie en implementatie van de verandering.
Tips voor PDCA-implementatie
- Een goede planning en SMART doelstellingen van verbetervoorstellen zijn essentieel. Beperk zeker in het begin het aantal projecten om zeker te stellen dat hiervoor genoeg aandacht en capaciteit beschikbaar is in de organisatie.
- Digitaliseer het PDCA- proces zo dat alle informatie op één locatie kan worden gecentraliseerd. Hierdoor is men ook in staat om beter overzicht te houden over de voortgang en de uitstaande acties. Een slim digitaal systeem kan het actiemanagement volledig automatiseren. Een bijkomend voordeel van digitalisatie van verbeterprojecten is de opbouw van een digitaal archief. Met een slimme opzet bouwt men een digitaal kennisarchief.
- Het toepassen van visuele management tools zoals dashboards en infographics kan helpen bij het overzichtelijk presenteren van voortgang en resultaten van verbeterprojecten. Door visueel inzicht te bieden in de status van PDCA-initiatieven, kunnen medewerkers en management snel zien waar ze staan en welke acties nog nodig zijn. Deze aanpak verhoogt de transparantie en betrokkenheid binnen de organisatie.
- Deel gerealiseerde successen met de medewerkers in de organisatie. Ze zien dan dat er echt wat is gebeurd met een probleem wat ze mogelijk zelf hebben ervaren.LeanForms kan organisaties ondersteunen bij de implementatie van PDCA door het aanbieden van op maat gemaakte digitale oplossingen die het gehele PDCA-proces automatiseren en centraliseren. Met gebruiksvriendelijke interfaces en uitgebreide rapportagemogelijkheden zorgt LeanForms ervoor dat bedrijven beter overzicht en controle hebben over hun verbeterprojecten.
Meer weten over digitaliseren volgende de PDCA methode? We helpen je graag op weg, vraag vrijblijvend een demo aan.
Meer weten? Kom in contact
Heb je vragen of ben je benieuwd hoe LeanForms jouw organisatie kan ondersteunen? We staan klaar om al je vragen te beantwoorden! Krijg direct gespecialiseerd advies over de beste oplossing voor jouw specifieke situatie.
Gerelateerde items
RI&E: Van verplichting naar dynamisch instrument
Het opstellen van een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) is al een tijdje een wettelijke verplichting, maar desondanks hebben veel bedrijven moeite met het correct inrichten van hun RI&E.
Business continuity management
business continuity management klinkt voor veel ondernemers als een ‘ver van mijn bed show’. Of ze staan er liever niet bij stil.
Prestatie indicatoren, meten is weten
Prestatie indicatoren zijn onmisbaar voor organisaties die sturen op kwaliteit. En kwaliteit kan op vele manieren tot uiting komen. Een goed product, een veilige uitvoering van werkzaamheden, of een goed crediteurenmanagement.
Prospectieve risicoanalyse, slimme uitvoering een zorg minder!
Met een prospectieve risicoanalyse analyseer je risico’s. De kracht van een goede PRI zit in de integratie met de dagelijkse activiteiten.
