Prestatie indicatoren, meten is weten
Prestatie-indicatoren (PI’s) zijn meetpunten die inzicht geven in hoe goed processen, teams of de organisatie als geheel presteren. Soms worden ze verward met Key Performance Indicators (KPI’s), maar KPI’s zijn in feite de belangrijkste PI’s: de cruciale meetpunten die direct zijn gekoppeld aan strategische organisatiedoelen. In deze blog richten we ons op PI’s in de brede zin. Want juist door op meerdere niveaus in de organisatie te meten, krijg je een volledig beeld van prestaties en kun je gericht verbeteren.
Het geheim van effectieve prestatie indicatoren (PI’s)
Prestatie indicatoren zijn onmisbaar voor organisaties die sturen op kwaliteit. En kwaliteit kan op vele manieren tot uiting komen. Een goed product, een veilige uitvoering van werkzaamheden, of een goed crediteurenmanagement. Daarom zijn prestatie indicatoren op diverse niveaus in de organisatie in verschillende vormen aanwezig. Iedereen weet inmiddels dat prestatie indicatoren SMART moeten zijn gedefinieerd. Toch zijn veel prestatie indicatoren in organisaties niet meer dan een noodzakelijk kwaad.
Veel organisaties voelen zich verplicht om indicatoren te gebruiken omdat dit door ISO of zorgverzekeraars vereist wordt. Maar dit werkt bijna nooit goed. Daarom is het belangrijk om de bedoeling achter de indicatoren te achterhalen en slimme oplossingen te vinden.
Prestatie indicatoren en de PDCA-cyclus
Met PI’s kunnen de (deel)prestaties binnen een organisatie gemeten worden. Dit geeft inzicht in de effectiviteit en efficiëntie van bedrijfsprocessen. Maar een meting is pas waardevol als er ook actie wordt ondernomen op basis van de resultaten. Dit is de derde (check) en vierde (act) stap van de bekende PDCA verbetercirkel van Deming. Veel organisaties negeren deze stappen, maar door deze goed te beheersen, kun je snel inspelen op onvoorziene omstandigheden en kan de bedrijfsvoering continu verbeterd worden.
Eenvoud werkt
Er zijn heel wat valkuilen als het gaat om het kiezen en gebruiken van prestatie indicatoren.
-
Houd het eenvoudig
Vermijd vakjargon en maak indicatoren begrijpelijk voor iedereen. Winst is voor iedereen duidelijk, maar EBITDA niet altijd. Vertaal strategische doelen naar concrete, begrijpelijke PI’s per afdeling. -
Betrek medewerkers
De beste PI’s komen vaak van de mensen die dagelijks met het proces werken. Zij weten precies waar de belangrijkste meetpunten liggen. -
Maak ze actiegericht
Een PI is pas waardevol als hij leidt tot concrete verbeteracties.
En nu in praktijk brengen!
Als de prestatie indicatoren bekend zijn moeten deze op een slimme manier beschikbaar worden gesteld.
Het liefst zonder handmatige handelingen en in real-time overzichten. Hiermee voorkom je vertraging in opvolging, maar ook dat de organisatie afhankelijk is van een functionaris. Sommige data zal rechtstreeks uit een ERP of machinebesturingssysteem kunnen worden overgenomen.
Toch zijn er ook heel veel bedrijfsprocessen die in Excel actielijsten of op een gezamenlijke netwerk folder worden uitgevoerd. Het actueel bijwerken, maar ook het gelijktijdig kunnen bewerken door meerdere personen zijn mogelijke risico’s die de kwaliteit van de data negatief kunnen beïnvloeden. Daarnaast worden deze activiteiten meer als registratieverplichting gezien dan als een noodzakelijk onderdeel uit het des betreffende bedrijfsproces!
Onze oplossing, digitale formulieren met workflow
We hebben een slimme werkwijze ontwikkeld om allerlei ondersteunende bedrijfsprocessen te automatiseren met digitale formulieren met workflow management. Hierdoor wordt het verzamelen van data een resultaat uit de bedrijfsvoering.
Door ingebouwde controles en standaard keuzelijsten, is de kwaliteit van de data bijna foutloos en direct beschikbaar voor rapportages. De prestaties indicatoren zijn hierdoor altijd actueel en te presenteren in een gecontroleerd Excel Dashboard. In samenwerking met onze klanten hebben we ook een grafieken module beschikbaar voor publicatie op PC schermen en videoschermen. En natuurlijk zonder ingewikkelde codes.
Benieuwd hoe dit in je eigen organisatie geïmplementeerd kan worden? We laten het graag zien!
Checklist: zo pak je prestatie-indicatoren effectief aan
- Bepaal het doel: weet waarom je een indicator meet
- Kies relevante PI’s: meet wat er écht toe doet voor proces en kwaliteit
- Maak het concreet: gebruik begrijpelijke taal en duidelijke definities
- Betrek de werkvloer: laat medewerkers input geven voor PI’s
- Automatiseer waar mogelijk: voorkom handmatig werk en fouten
- Koppel PI’s aan acties: analyseer en verbeter continu via PDCA
- Houd het actueel: zorg dat data realtime beschikbaar is
Meer weten? Kom in contact
Heb je vragen of ben je benieuwd hoe LeanForms jouw organisatie kan ondersteunen? We staan klaar om al je vragen te beantwoorden! Krijg direct gespecialiseerd advies over de beste oplossing voor jouw specifieke situatie.
Gerelateerde items
RI&E: Van verplichting naar dynamisch instrument
Het opstellen van een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) is al een tijdje een wettelijke verplichting, maar desondanks hebben veel bedrijven moeite met het correct inrichten van hun RI&E.
Business continuity management
business continuity management klinkt voor veel ondernemers als een ‘ver van mijn bed show’. Of ze staan er liever niet bij stil.
Prospectieve risicoanalyse, slimme uitvoering een zorg minder!
Met een prospectieve risicoanalyse analyseer je risico’s. De kracht van een goede PRI zit in de integratie met de dagelijkse activiteiten.
Hoe zet ik een kwaliteitsmanagementsysteem op?
Ondernemingen krijgen steeds meer te maken met veranderingen binnen hun organisatie. Denk hierbij niet alleen aan middelen zoals leveranciers, grondstoffen en wensen van klanten, maar bijvoorbeeld ook aan verloop in personeel.
