bedrijfsmanagement systeem tablet

Workflow management

Breng structuur, snelheid en overzicht in je processen met digitaal workflow management.
Met LeanForms beheer je formulieren, acties, meldingen en rapportages in één systeem. Zo digitaliseer je niet alleen registraties, maar stroomlijn je het volledige proces, van voorbereiding tot analyse.

Demo aanvragen

Wat is workflow management?

Met workflow management organiseer en automatiseer je informatiestromen binnen je organisatie. Door werkprocessen, taken en verantwoordelijkheden vast te leggen in heldere digitale routes zorg je dat informatie exact op tijd en bij de juiste personen aankomt. Zo worden bedrijfsprocessen geoptimaliseerd, werkstructuren gestroomlijnder en samenwerking efficiënter, terwijl medewerkers sneller en foutloos kunnen werken. Workflow management is daarmee een essentiële stap in het digitaliseren van bedrijfsprocessen.

De software van LeanForms onderscheidt zich op de volgende punten

Gebruiksvriendelijk en flexibel

Geen technische kennis nodig, eenvoudig op maat te maken en aan te passen.

Slimme automatisering

Integreer workflows, validaties en taken om processen efficiënter te laten verlopen.

Realtime inzicht

Direct overzicht van ingevulde formulieren en rapportages voor betere besluitvorming.

Hoe werkt workflow management?

Met LeanForms workflow management breng je eenvoudig het werkproces in kaart: Wie doet wat, wanneer en waarom. Door digitale formulieren slim in te richten, stroomlijnt het systeem automatisch het vervolg op basis van de antwoorden. Informatie blijft actueel, wordt gekoppeld aan bestaande systemen en bereikt direct de juiste personen, inclusief meldingen voor vervolgacties.Zo kun je effectief bedrijfsprocessen optimaliseren zonder onnodige complexiteit.

Demo aanvragen

Formulieren devices

Voorbeeld digitale workflow

Een digitale workflow (ook wel route genoemd) zorgt voor structuur, snelheid en samenwerking. In onderstaand voorbeeld zie je hoe een inspectie stap voor stap digitaal wordt afgehandeld: Van voorbereiding op kantoor tot uitvoering, controle en analyse. Geen losse documenten meer, maar één gestroomlijnd proces, met alle data direct op de juiste plek.

1

Voorbereiden van de inspectie 

Meer informatie 

2

 Uitvoeren van de inspectie 

Meer informatie 

3

Controleren van de inspectie 

Meer informatie 

Inspectie correct uitgevoerd? 

Meer informatie 

4

Analyseren van de inspectie 

Meer informatie 

E-mail 

E-mail 

E-mail 

E-mail 

Einde 

Wat levert het je op?

Door digitale formulieren en geautomatiseerde workflows bespaar je tijd, verhoog je de productiviteit en verbeter je de kwaliteit van informatie. Ontdek de voordelen van LeanForms en wat het jouw organisatie oplevert.

  • Tijdswinst

    Met de digitale formulieren van LeanForms bespaar je minimaal 30% tijd. Alle informatie wordt centraal vastgelegd, waardoor handmatig werk afneemt en gegevens sneller worden verwerkt. Dankzij automatische invoer en slimme workflows werk je efficiënter én foutloos.

  • Hogere kwaliteit van informatievoorziening

    Ingebouwde controles en validaties zorgen ervoor dat gegevens altijd correct en compleet zijn. Dit minimaliseert fouten met zeker 50% en verbetert de betrouwbaarheid van rapportages.

  • Automatisering van werk en bedrijfsprocessen

    Door digitale formulieren te integreren in workflow management worden werk- en bedrijfsprocessen geautomatiseerd. Taken worden automatisch toegewezen, gegevens direct verwerkt en workflows efficiënt aangestuurd.

  • Eenvoudig rapportages maken

    Alle vastgelegde gegevens worden automatisch omgezet in overzichtelijke rapportages, waardoor je direct inzicht hebt in de status en voortgang van processen. Deze rapportages kunnen eenvoudig worden geëxporteerd, gedeeld met collega’s of visueel weergegeven in interactieve dashboards voor heldere besluitvorming

  • Snelle implementatie

    Dankzij de intuïtieve interface en kant-en-klare templates kun je direct aan de slag. Geen lange implementatietrajecten of ingewikkelde IT-aanpassingen nodig. LeanForms is zowel in de cloud als lokaal (on premise) te gebruiken.

  • Ondersteuning voor behalen ISO-certificering

    Voldoe eenvoudig aan kwaliteitseisen en regelgeving door gegevens gestructureerd en inzichtelijk vast te leggen. Dit helpt bij audits en certificeringstrajecten.

9001

LeanForms ondersteunt bedrijven bij het borgen van kwaliteitsmanagement en is zelf ook ISO 9001 gecertificeerd.

27001

Met ISO 27001-certificering garandeert LeanForms een hoog niveau van informatiebeveiliging en dataveiligheid.

Tarieven

Transparante tarieven zonder verrassingen. Betaal alleen voor wat je nodig hebt en geniet van onbeperkt gebruik van formulieren, rapportages en dashboards.

Voorbeeld 1e formulier

  • 1 voorbeeld formulier
  • Onbeperkt aantal registraties
  • Onbeperkt aantal overzichten/rapporten
  • Onbeperkt aantal dashboards
  • Inclusief gebruik van elke functionaliteit
  • Onbeperkt aantal soorten formulieren

Enterprise

Meest gekozen
  • Vanaf 50 gebruikers
  • Onbeperkt aantal registraties
  • Onbeperkt aantal overzichten/rapporten
  • Onbeperkt aantal dashboards
  • Inclusief gebruik van elke functionaliteit
  • Onbeperkt aantal soorten formulieren

Basis Cloud 

  • Inclusief 5 gebruikers waarvan 1 beheerder
  • Onbeperkt aantal registraties
  • Onbeperkt aantal overzichten/rapporten
  • Onbeperkt aantal dashboards
  • Inclusief gebruik van elke functionaliteit
  • Onbeperkt aantal soorten formulieren

Optioneel
€7 per extra gebruiker / per maand
€50 per extra beheerder / per maand

€ 135
per maand (facturatie per jaar)
Neem direct contact op

FAQ

Van implementatie tot integratie: dit zijn de vragen die we het vaakst horen, mét antwoorden.

Cases waar wij trots op zijn

Van bouw tot zorg: onze klanten laten zien wat slimme digitalisering in de praktijk oplevert.

Nog geen enkel formulier is onmogelijk gebleken in LeanForms, vooral dankzij de diverse veldopties.

Stijn Marchand
Ebro Benelux

 Cases

az Vesalius is een regionaal ziekenhuis in Zuid Limburg, België, met vestigingen in Tongeren en Bilzen. Het ziekenhuis heeft een breed scala aan specialiteiten en biedt zorg aan diverse patiëntengroepen. In 2017 kregen ze het NIAZ-kwaliteitslabel, dat staat voor deskundige zorg, veiligheid en verbeteringsgerichte bedrijfscultuur.

Bekijk casestudie
 Cases

Shin-Etsu staat wereldwijd bekend om haar toonaangevende rol in de PVC-productie. Shin-Etsu Silicones is een dochteronderneming van het Japanse bedrijf Shin-Etsu Chemical en specialiseert zich in de productie van hoogwaardige siliconen, voornamelijk voor de auto-industrie. Wat Shin-Etsu onderscheidt, is niet alleen de productkwaliteit, maar ook hun pragmatische aanpak, snelle reactietijden en efficiënte logistieke dienstverlening.

Bekijk casestudie

Meer weten? Kom in contact

Klaar om de volgende stap in digitalisering te zetten? Neem contact op en we helpen je graag verder!

Pim Schaerlaeckens

Consultant, Algemeen Directeur

0161 – 778442

1
Voorbereiden van de inspectie 

In deze stap wordt het inspectieformulier door het kantoorteam zorgvuldig voorbereid volgens de LeanForms-methodiek. Het doel is om vanaf het begin een foutloze, gestroomlijnde inspectie mogelijk te maken, waarbij alle benodigde informatie digitaal, actueel en compleet beschikbaar is voor de uitvoerende medewerker.

2
 Uitvoeren van de inspectie 

In deze stap voert de aangewezen medewerker de inspectie uit op locatie, met behulp van het digitaal voorbereide inspectieformulier. Dankzij de LeanForms-aanpak beschikt de uitvoerder direct over alle relevante gegevens, instructies en context die tijdens de voorbereiding zijn vastgelegd. Dit zorgt voor een efficiënte, gestructureerde en foutloze uitvoering.

3
Controleren van de inspectie 

Zodra de inspectie is uitgevoerd en het formulier is ingediend, komt het automatisch terecht bij de projectleiding of een daartoe aangewezen controleur. In deze stap wordt het inspectierapport zorgvuldig nagekeken op volledigheid, correctheid en eventuele afwijkingen. Dankzij de digitale LeanForms-werkwijze gebeurt dit volledig binnen één gestroomlijnde omgeving, zonder papieren tussenstappen of losse bestanden.

Inspectie correct uitgevoerd? 

Na de controle van het inspectierapport volgt een belangrijk keuzemoment in de workflow: is de inspectie correct, volledig en conform de gestelde eisen uitgevoerd? Deze beoordeling wordt gedaan op basis van de inhoud van het formulier, aangeleverde bewijsmaterialen (zoals foto’s en documenten) en eventuele opmerkingen van de uitvoerder.

4
Analyseren van de inspectie 

Zodra de inspectie is afgerond en formeel is goedgekeurd, wordt het formulier automatisch beschikbaar gesteld voor verdere analyse. Binnen de LeanForms-aanpak betekent dit dat de gegevens, samen met andere voltooide inspecties en direct doorstromen naar gekoppelde rapportages en dashboards, zoals Power BI.

Terug de route in

Wanneer in de interactieve workflow bij het keuzeonderdeel “Inspectie correct uitgevoerd?” wordt aangegeven dat de inspectie moet worden teruggestuurd, gaat er automatisch informatie terug naar de stap uitvoeren van inspectie. Tegelijkertijd wordt er een zelfgemaakte, interactieve e-mail verzonden naar de belanghebbenden van deze inspectie.
Door het digitale formulier via deze route terug te sturen, worden eventuele aanpassingen direct verwerkt en geüpdatet in het systeem. Dit levert een efficiënter proces op en garandeert altijd actuele gegevens tijdens de inspectie.

Akkoord en door!

Wanneer in de interactieve workflow bij het keuzeonderdeel “Inspectie correct uitgevoerd?” wordt gekozen voor Ja, wordt de inspectie als afgerond beschouwd en kan direct worden doorgegaan naar de volgende stap in de route.
In deze stap ontvangen de belanghebbenden automatisch een interactieve e-mail met de relevante informatie over de afgeronde inspectie en het vervolg van het proces. Dit zorgt voor een soepele overdracht en houdt alle betrokkenen goed geïnformeerd.