Bedrijfsprocessen in kaart brengen
Het in kaart brengen van processen is de basis voor verbetering. Het geeft je inzicht in wat er goed gaat, waar knelpunten zitten en hoe je efficiënter kunt werken. In dit artikel delen we een praktisch stappenplan en waardevolle tips om je bedrijfsprocessen effectief in kaart te brengen.
Wat zijn bedrijfsprocessen?
Bedrijfsprocessen zijn alle activiteiten en taken binnen een organisatie die bijdragen aan het leveren van producten of diensten. Een efficiënte inrichting en digitalisering van deze processen verbeteren de samenwerking, verhogen de productiviteit en verminderen fouten.
Ze kunnen worden onderverdeeld in drie hoofdcategorieën:
- Primaire processen: De kernactiviteiten die direct bijdragen aan de levering van producten of diensten, zoals orderverwerking, productie, kwaliteitscontrole en klantafhandeling.
- Ondersteunende processen: Taken die nodig zijn om de primaire processen soepel te laten verlopen, zoals HR-administratie, IT-beheer en facilitair management.
- Besturingsprocessen: Processen die gericht zijn op sturing, controle en continue verbetering, zoals strategische planning, risicomanagement, compliance en interne audits.
De bedrijfsprocessen zijn van elkaar afhankelijk en daarom is het belangrijk een goede blauwdruk van de gehele organisatie hebben.
Stappenplan: Hoe kun je bedrijfsprocessen in kaart brengen?
- Bepaal je doelstellingen
Wil je tijd besparen, kosten verlagen of de klanttevredenheid verhogen? Een duidelijke focus helpt je prioriteiten te stellen en processen gericht te analyseren. - Identificeer je processen
Maak een overzicht van alle processen binnen je organisatie. Gebruik tools zoals SIPOC-diagrammen: Voor een overzicht van leveranciers, input, processtappen, output en klanten. - Analyseer de huidige situatie
Stel voor elk proces de volgende vragen:
-
- Wie is betrokken bij dit proces?
- Welke middelen en informatie zijn nodig?
- Wat zijn de resultaten en hoe worden ze gemeten?
- Betrek je medewerkers
Medewerkers die dagelijks met de processen werken, hebben vaak waardevolle inzichten. Vraag hen naar knelpunten, inefficiënties en mogelijke verbeteringen. - Stel verbeterpunten vast
Zoek naar:
-
- Inefficiënties zoals dubbele werkzaamheden of wachttijden.
- Foutenbronnen die leiden tot vertragingen of extra kosten. Prioriteer de verbeterpunten op basis van hun impact en uitvoerbaarheid.
- Gebruik softwaretools
Tools zoals LeanForms maken het eenvoudig om processen te digitaliseren, workflows te stroomlijnen en verbeteringen door te voeren.
Hoewel het lijkt alsof het in kaart brengen van processen tijdrovend is, valt dit met de juiste aanpak reuze mee en levert het veel op in termen van helderheid en efficiëntie.
Tips voor een efficiënte inventarisatie van processen
Uit ervaring weten we dat een praktische aanpak het beste werkt bij het in kaart brengen van bedrijfsprocessen. We zetten daarom graag wat praktische tips voor je op een rijtje:
- Organiseer een brainstormsessie met een kleine groep medewerkers (3 tot 5 personen is een mooi werkbaar aantal) die praktijkervaring hebben met de processen.
- Houdt het eenvoudig: Beschrijf niet meer dan 6 tot 8 activiteiten per proces; je kunt altijd later inzoomen op details.
- Focus op het kernproces en vermijd het opnemen van zeldzame scenario’s om het overzicht te houden.
- Beperk de tijd: Een sessie van 30 minuten blijkt vaak voldoende om de belangrijkste punten naar voren te brengen.
- Professionele begeleiding: Laat de sessies leiden door een professional die zorgt voor structuur en sytematiek; de kennis komt van de deelnemers.
Het resultaat van deze sessies kan worden vastgelegd in een digitaal kwaliteitsmanagementsysteem zzoals dat van LeanForms, waarmee processen gemakkelijke geborgd en in de toekomst verder verfijnd kunnen worden.
De toekomst van efficiënt bedrijfsprocesbeheer
Het in kaart brengen van bedrijfsprocessen biedt talrijke voordelen voor organisaties van elke omvang. Het bevordert niet alleen efficiëntie en kostenbesparing maar biedt ook kansen voor verdere innovatie en verbetering. Met LeanForms kunnen bedrijven de digitale transformatie van hun bedrijfsprocessen effectief realiseren, waardoor ze zich optimaal kunnen richten op hun kerntaken en hun klanten beter kunnen bedienen.
Met LeanForms wordt procesoptimalisatie een stuk eenvoudiger, zonder dat er complexe IT-systemen nodig zijn. Door digitalisering kunnen bedrijven het maximale halen uit hun processen, van registraties tot rapportages, en blijven ze altijd voorbereid op nieuwe uitdagingen.
Het in kaart brengen van je bedrijfsprocessen is stap één. De volgende stap is bedrijfsprocessen optimaliseren. Ontdek hoe je dit bereikt en zet vandaag nog de volgende stap richting efficiëntie.
Meer weten? Kom in contact
Heb je vragen of ben je benieuwd hoe LeanForms jouw organisatie kan ondersteunen? We staan klaar om al je vragen te beantwoorden! Krijg direct gespecialiseerd advies over de beste oplossing voor jouw specifieke situatie.
Gerelateerde items
Geavanceerde workflows stap voor stap
Digitalisering stopt niet bij het vervangen van papieren formulieren door een digitaal alternatief. De echte winst ontstaat wanneer processen slimmer worden. Workflows spelen daarin een sleutelrol: Door digitale formulieren slim in te richten, stroomlijnt het systeem automatisch het vervolg op basis van de antwoorden. Zo krijgt je organisatie grip, snelheid en rust en laat je digitalisering voor je werken.
Handreiking voor het optimaliseren van processen
Procesoptimalisatie als continu verbeterproces. Procesoptimalisatie is een continu verbeterproces waar nog niet iedere organisatie proactief mee bezig is.
RI&E: Van verplichting naar dynamisch instrument
Het opstellen van een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) is al een tijdje een wettelijke verplichting, maar desondanks hebben veel bedrijven moeite met het correct inrichten van hun RI&E.
De digitale werkplek, organiseren met 5S
Eén van de methoden binnen LEAN is de 5S Werkplekinspecties, beter bekend als 5S. Deze wordt vaak toegepast om een opgeruimde en overzichtelijke fysieke werkplek in te richten en te handhaven.
