Handreiking voor het optimaliseren van processen
Procesoptimalisatie als continu verbeterproces
Procesoptimalisatie is een continu verbeterproces waar nog niet iedere organisatie proactief mee bezig is. Voor de business continuïteit op langere termijn is dit een ongewenste situatie, omdat veranderingen die van invloed kunnen zijn op de bedrijfsvoering steeds vaker, maar ook sneller plaatsvinden.
De veranderingen hoeven niet altijd een negatieve invloed te hebben en kunnen -mits goed en tijdig herkent- ook grote voordelen opleveren ten opzichte van de concurrentie. Het optimaliseren van bedrijfsprocessen is dus voor iedere onderneming van strategisch belang. Maar hoe pak je dit pragmatisch aan en selecteer de juiste werkwijze voor jouworganisatie? In deze blog gaan we daar verder op in.
Kwaliteitstechnieken
Er zijn verschillende methodes om bedrijfsprocessen te analyseren en te optimaliseren. Enkele veel gebruikte zijn Lean Manufacturing, Six Sigma, Total Quality Management en Business Proces Re-Engineering. Bij de keuze is het belangrijk dat de methode aansluit bij je kwaliteitsmanagementsysteem. Alle ISO-normeringen (waaronder ISO9001 en ISO27001) hebben namelijk als eis om kansen en risico’s van de bedrijfsprocessen te inventariseren en waar mogelijk deze continu te verbeteren.
Ook belangrijk is om de geselecteerde kwaliteitstechniek zodanig te implementeren dat deze breed inzetbaar is in de organisatie. Naast de professionals op gebied van kwaliteitsmanagement, is er vaak ook noodzaak voor collega’s van ICT-Beheer of Finance om goed inzicht te hebben in de efficiency en effectiviteit van de bedrijfsprocessen in hun vakgebied. Een gemeenschappelijke methodiek zorgt dat iedereen dezelfde taal spreekt en voorkomt ook tegenstrijdigheden in het eindresultaat.
Studies naar het optimaliseren van bedrijfsprocessen
Het vakgebied procesoptimalisatie beslaat technische, operationele maar ook organisatie vraagstukken. Zeker bij grote organisaties zijn vaak complexe en onoverzichtelijke informatiestromen actief, waarbij overdrachtsmomenten tussen samenhangende activiteiten en processen niet goed zijn gedefinieerd. Het resultaat is variabele ruis; incidenteel worden fouten gemaakt wat leidt tot de verspillingen in de uitvoering. Dit is een van de redenen waarom wetenschappers steeds op zoek zijn naar oplossingen om dit te voorkomen. Een integratie van 2 kwaliteitsverbeteringsmethoden kan dan cruciaal om het potentieel volledig te benutten.
In de studie uitgevoerd door A.J Ravel, “ Analyzing the Lean Six Sigma enabled organizational performance to enhance operational efficiency” is daarom de methodiek Lean Six Sigma gebruikt. Mocht je meer willen weten of leren over Lean Six Sigma dan verwijzen we je graag naar het opleidingscentrum van Symbol.
Bedrijfsinformatie als bron van kennis
Met de snelle technologische ontwikkelingen binnen IT ontstaan er kansen, maar zeker ook risico’s bij het optimaliseren van bedrijfsprocessen. Als je niet zorgt voor de juiste ondersteunende middelen gaan medewerkers zelf op zoek naar oplossingen. De beroemde verborgen Excel files bevatten cruciale procesinformatie, maar zijn helaas in meerdere versies beschikbaar. Ook het gebruik van talloze “gratis” Apps kan juist het proces meer onzichtbaar maken als gewenst.
Wanneer het IT-landschap wel goed inricht is, dan wordt de bedrijfsinformatie een bron van kennis. Met behulp van Business Intelligence zijn krachtige en slimme dashboard en rapportages beschikbaar, waaruit ‘de enige, juiste waarheid’ is te achterhalen.
Onze tips om processen te optimaliseren in jouw organisatie:
- 1. Begrijp de huidige staat van je bedrijfsprocessen, breng ze in kaart en identificeer de knelpunten (zoals inefficiënties, wachttijden, fouten, herwerking en verspilling). Maak een SMART plan op basis van prioriteiten.
- 2. Implementeer een optimalisatietechniek zoals Lean Six Sigma om de knelpunten op te lossen en de efficiëntie te verhogen.
- 3. Minimaliseer het aantal IT-systemen. Synchroniseer bedrijfsdata tussen de systemen met automatische data uitwisseling zoals web-services of een API.
- 4. Voorkom of vervang maatwerk in IT. Met een no-code workflow management formulieren systeem kunnen heel veel bedrijfsprocessen laagdrempelig worden geautomatiseerd.
Aarzel niet om eens bij de buren te kijken of ons voor een vrijblijvend advies te raadplegen. Onze consultants hebben al meer dan 200 organisaties op weg geholpen. Met onze expertise en innovatieve oplossingen helpen we organisaties hun bedrijfsprocessen te stroomlijnen, verspilling te minimaliseren en waarde te maximaliseren.
Meer weten? Kom in contact
Heb je vragen of ben je benieuwd hoe LeanForms jouw organisatie kan ondersteunen? We staan klaar om al je vragen te beantwoorden! Krijg direct gespecialiseerd advies over de beste oplossing voor jouw specifieke situatie.
Gerelateerde items
RI&E: Van verplichting naar dynamisch instrument
Het opstellen van een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) is al een tijdje een wettelijke verplichting, maar desondanks hebben veel bedrijven moeite met het correct inrichten van hun RI&E.
De digitale werkplek, organiseren met 5S
Eén van de methoden binnen LEAN is de 5S Werkplekinspecties, beter bekend als 5S. Deze wordt vaak toegepast om een opgeruimde en overzichtelijke fysieke werkplek in te richten en te handhaven.
Standaardoplossing of maatwerk?
De keuze voor de juiste softwareoplossing voor digitale formulieren kan bepalend zijn voor de efficiëntie van een bedrijf.
Succesvolle workflow
Workflow management is het slim verdelen van werkzaamheden binnen een organisatie. Veel ondernemingen hebben hier weinig aandacht voor.
