Hoe zet je een kwaliteitsmanagementsysteem op?
Veranderingen binnen een organisatie zijn tegenwoordig eerder regel dan uitzondering. Dat kan gaan over nieuwe leveranciers, veranderende grondstofprijzen, wensen van klanten die opschuiven, of het wisselen van personeel. Als je hier niet op tijd zicht op hebt, kan dat al snel voor problemen zorgen. Denk aan frustraties bij collega’s, verspilling van materialen of zelfs klanten die afhaken.
Met een goed kwaliteitsmanagementsysteem hou je grip op die veranderingen. Het helpt je om processen soepel te laten verlopen, afwijkingen sneller te signaleren en de continuïteit van je organisatie te bewaken. Maar waar begin je als je een kwaliteitsmanagementsysteem wilt opzetten?
Waarom een kwaliteitsmanagementsysteem opzetten?
Een kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) zorgt vooral voor duidelijkheid. Iedereen weet wat er verwacht wordt en hoe processen lopen. Dat klinkt simpel, maar maakt in de praktijk een groot verschil.
Je ziet dat:
- Afdelingen beter samenwerken
- Resultaten voorspelbaarder worden
- Fouten en verspilling afnemen
- Afwijkingen sneller worden opgepakt
Daarnaast helpt een KMS om kennis vast te leggen. Zeker in een tijd waarin personeel wisselt, is dat geen overbodige luxe.
In de praktijk zie je vaak dat organisaties zonder duidelijke structuur afhankelijk worden van losse werkwijzen of individuele kennis. Juist daar maakt een goed ingericht systeem het verschil.
Hoe is een kwaliteitsmanagementsysteem opgebouwd?
Een kwaliteitsmanagementsysteem bestaat grofweg uit twee onderdelen die samen de PDCA-cyclus vormen.
De basis: hoe de organisatie werkt
Je legt vast:
- visie en doelstellingen
- processen en verantwoordelijkheden
- werkinstructies
Dit vormt de blauwdruk van de organisatie en wordt vaak vastgelegd in een kwaliteitshandboek.
De praktijk: uitvoering en bewaking
Daarnaast is er de dagelijkse uitvoering:
- registraties van werkzaamheden
- controles en metingen
- signaleren en opvolgen van afwijkingen
Deze informatie gebruik je om te sturen, te verbeteren en in veel gevallen ook om aantoonbaar te voldoen aan eisen of normen.
De PDCA-cyclus vormt de basis van een kwaliteitsmanagementsysteem: plannen, uitvoeren, controleren en verbeteren.
Hoe zet je een kwaliteitsmanagementsysteem op?
Een goed uitgangspunt is: begin bij het proces waar het echt om draait. Het primaire proces, waar je waarde creëert en je omzet vandaan komt.
- Breng je belangrijkste proces in kaart
Start met een beschrijving op activiteitniveau en werk toe naar het gewenste resultaat per stap. Een praktische methode hiervoor is het SIPOC-model. - Maak het proces concreet
Vul het proces aan met:
- werkinstructies
- registraties
- controles
Zo voorkom je dat processen alleen op papier bestaan en niet in de praktijk worden gevolgd.
- Breng ondersteunende processen in beeld
Denk aan HR, administratie of onderhoud. Deze processen zorgen ervoor dat het primaire proces goed kan functioneren. - Leg verbanden tussen processen
Als alles in beeld is, ontstaat er overzicht en samenhang. Dit is vaak het moment waarop organisaties voor het eerst echt inzicht krijgen in hoe processen op elkaar aansluiten.
Tips voor het opzetten van een kwaliteitsmanagementsysteem
Maak een realistisch plan van aanpak
Een kwaliteitsmanagementsysteem opzetten kost tijd. De doorlooptijd ligt vaak tussen de 3 maanden en 2 jaar, afhankelijk van de grootte en complexiteit van de organisatie.
Betrek de organisatie vanaf het begin
De mensen die dagelijks in het proces werken, weten vaak precies waar knelpunten zitten. Door hen te betrekken, wordt het systeem beter én de implementatie makkelijker.
Denk na over beheer en onderhoud
Een KMS werkt alleen als het wordt gebruikt. Zorg daarom dat informatie makkelijk toegankelijk is en eenvoudig aangepast kan worden. In de praktijk zie je dat systemen die als ‘extra administratie’ voelen, snel worden losgelaten.
Veel organisaties kiezen ervoor om hun kwaliteitsmanagementsysteem digitaal te ondersteunen. Denk aan het vastleggen van registraties via digitale formulieren en het automatisch opvolgen van acties via workflows. Dit helpt om informatie centraal beschikbaar te maken en zorgt ervoor dat processen beter worden gevolgd en geborgd.
Kwaliteitsmanagementsysteem met LeanForms
LeanForms is ontstaan vanuit de praktijk van kwaliteitsmanagement. Met een no-code platform voor digitale formulieren en workflows kunnen organisaties hun processen ondersteunen en informatie beter organiseren.
In plaats van losse Excelbestanden werk je vanuit één centrale omgeving waarin informatie actueel en toegankelijk is.
Met de uitbreiding LeanBMS is het mogelijk om ook processen zelf te beheren binnen hetzelfde systeem. Daarmee ontstaat een digitaal bedrijfsmanagementsysteem dat aansluit op de dagelijkse praktijk.
Veelgestelde vragen
Bij het opzetten van een kwaliteitsmanagementsysteem komen vaak dezelfde vragen terug. Hieronder beantwoorden we de belangrijkste.
Begin bij je primaire proces. Dat is het proces waar je waarde creëert en waar je omzet vandaan komt. Door dit eerst in kaart te brengen, voorkom je dat je te breed start en verzandt in losse documenten zonder samenhang.
Dat hangt af van de organisatie en de sector. In de praktijk zie je dat een systeem vooral werkbaar moet zijn. Te uitgebreid maakt het lastig in gebruik, te beperkt geeft onvoldoende houvast. Het is daarom verstandig om het systeem stap voor stap op te bouwen en mee te laten groeien.
Een veelvoorkomende valkuil is dat de nadruk ligt op het beschrijven van processen, terwijl de uitvoering achterblijft. Daardoor ontstaat een systeem dat wel bestaat, maar niet gebruikt wordt. Ook wordt de organisatie soms te weinig betrokken, wat het draagvlak beperkt.
Door het onderdeel te maken van het dagelijkse werk. Processen en registraties moeten logisch aansluiten op hoe mensen al werken. Als het systeem voelt als extra administratie, wordt het in de praktijk vaak niet consequent gebruikt.
Zodra meerdere processen, afdelingen of registraties samenkomen. Software helpt om informatie centraal te beheren, acties op te volgen en overzicht te houden, zeker wanneer je nu werkt met losse bestanden of e-mail.
Meer weten? Kom in contact
Heb je vragen of ben je benieuwd hoe LeanForms jouw organisatie kan ondersteunen? We staan klaar om al je vragen te beantwoorden! Krijg direct gespecialiseerd advies over de beste oplossing voor jouw specifieke situatie.
Gerelateerde items
Prospectieve risicoanalyse, slimme uitvoering een zorg minder!
Met een prospectieve risicoanalyse analyseer je risico’s. De kracht van een goede PRI zit in de integratie met de dagelijkse activiteiten.
RI&E: Van verplichting naar dynamisch instrument
Het opstellen van een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) is al een tijdje een wettelijke verplichting, maar desondanks hebben veel bedrijven moeite met het correct inrichten van hun RI&E.
Business continuity management
business continuity management klinkt voor veel ondernemers als een ‘ver van mijn bed show’. Of ze staan er liever niet bij stil.
Prestatie indicatoren, meten is weten
Prestatie indicatoren zijn onmisbaar voor organisaties die sturen op kwaliteit. En kwaliteit kan op vele manieren tot uiting komen. Een goed product, een veilige uitvoering van werkzaamheden, of een goed crediteurenmanagement.
