Procesoptimalisatie bij projecten is geen hogere wiskunde. Toch wordt er door de dagelijkse hectiek door veel organisaties structureel te weinig tijd aan besteed. En blijven we de dingen doen zoals we gewend zijn, ook al weten we dat het mogelijk niet de meest efficiënte manier is. Bij projectgerichte werkzaamheden kan dit leiden tot een ongestructureerd oerwoud aan formulieren en data. Dit kan vervolgens leiden tot fouten in de uitvoering en het wordt bijna onmogelijk om het gehele project te evalueren.
Dat kan anders!
Processen optimaliseren in uitvoering
In de bouw dienen door de aannemer veel zaken vastgelegd te worden. Bouwprojecten hebben vaak lange bouwtijden waarin veel registraties worden vastgelegd. Denk hierbij aan kwaliteitsinspecties en veiligheidsinspecties, maar ook materiaalverbruik, afwijkingen, urenregistraties en inkoop. Tijdens het project dient goed op de tussenresultaten te worden gestuurd. Ook het uiteindelijke financiële eindresultaat wordt bepaald door een nauwkeurige administratie. Zonder enige bouwtechnisch achtergrond hebben wij de juiste vragen gesteld bij de bouwondernemer en daarna gezamenlijk het plan uitgewerkt.
Bouwplan voor optimale informatievoorziening
Als men administratieve processen wil optimaliseren is het belangrijk om eerst een gezamenlijk kenmerk te identificeren. Het idee was om dit label op een slimme manier in alle registratieformulieren terug te laten keren. Eigenlijk een unieke sleutel om de bron van iedere registratie eenvoudig te herkennen. Hierdoor is het dus later mogelijk alle data eenvoudig re selecteren voor een rapportage. Onze bouwonderneming had dit prima geregeld in zijn ERP systeem met een uniek projectnummer. Maar dit nummer werd niet altijd vermeld op de registratieformulieren in het veld. Of niet ingevuld zodat de projectinformatie nooit 100 % compleet was. Er werd soms zelfs vergeten te factureren, maar de richting van de oplossing was geboren; een verplichte dataset op alle digitale formulieren.
Standaardisatie bij het optimaliseren van processen met datasets
Omdat een ERP applicatie technisch niet geschikt (en veel te duur) is voor gebruik in de operationele bouwprocessen, is gebruik gemaakt van slimme digitale formulieren. Bij het opstarten van ieder registratieformulier werd men verplicht dit te koppelen aan een projectnummer uit de dataset. Met deze koppeling werden gelijktijdig ook andere eigenschappen zoals projectadres en verantwoordelijke functionarissen zoals de projectleider of KAM manager geïmporteerd binnen het formulier. Omdat deze medewerkers nu bekend waren binnen het digitale formulier konden deze ook automatisch in de workflow van het formulier worden meegenomen. Hierdoor was het zelfs mogelijk deze personen bij gespecificeerde condities actief in de afhandeling van het formulier te betrekken. Nu de kwaliteit van de invoer van de formulieren was verbeterd en geborgd stond niets meer in de weg om de bedrijfsvoering verder te optimaliseren.
Meten is weten
Vrijwel alle projectgegevens waren nu ondergebracht in ERP en LeanForms met als gemeenschappelijke sleutel de dataset. De ordners van de projectleiders konden van tafel want door een live koppeling met power BI werd in no time een projectdashboard geconfigureerd. De voortgangsbesprekingen maar ook projectevaluaties was altijd gebaseerd op de meest actuele informatie. Het praktijkvoorbeeld uit de bouw is bijna 1 op 1 te transformeren naar iedere projectmatige organisatie.
Ook aan de slag met het optimaliseren van je processen? Laat het ons weten, we helpen je graag op weg.
