Managementsysteem, van controleren naar verbeteren
Waar denk jij aan bij een managementsysteem? Waarschijnlijk aan een ISO certificering, werkinstructies of procedures. Of aan die saaie controle audits waar je echt niet op zit te wachten. Maar met ISO wordt geen geld verdiend, met een slim managementsysteem wel! Het is namelijk een uitstekend instrument om de organisatie een kader, maar ook daadwerkelijk operationele ondersteuning te bieden voor optimale samenwerking.
Managementsystemen die voor je werken
Managementsystemen zijn belangrijk voor organisaties. Ze helpen niet alleen om processen te stroomlijnen, maar bieden ook een blauwdruk om deze te automatiseren. Dit verhoogt de efficiëntie, productiviteit en kwaliteit van iedere organisatie. Een goed managementsysteem verzamelt ook data, borgt specifieke bedrijfskennis en zorgt dus voor continuïteit in de bedrijfsvoering op de langere termijn. Een managementsysteem is dus een vitaal onderdeel voor iedere organisatie. Toch wordt de keuze en de inrichting ervan vaak door ICT proffesionals bepaald en wordt over de hoofden van de eindgebruikers de functionaliteit bepaald. Dat kan en moet anders!
EPR managementsystemen
Een ERP is een managementsysteem wat bijna binnen elke organisatie wordt gebruikt. ERP richt zich op het managen van transacties, in met name de financiële en logistieke bedrijfsomgeving. Transacties zijn echter een eindresultaat van een proces. Veel detail-informatie over het achterliggende bedrijfsproces gaat hierdoor verloren. Voor de standaard processen, zoals autorisaties voor vrijgave en goedkeuring, zijn nog wel beperkte workflows beschikbaar. Maar waar laat je de onderzoeksresultaten van bijvoorbeeld een afwijking tijdens productie of afwikkeling van een belangrijke klantenklacht?
Daarom worden veel bedrijfsprocessen in de praktijk aanvullend ondersteund met behulp van Office 365 met Excel als paradepaardje. Het automatiseren van werkstromen ontbreekt hier. Men is nog steeds erg afhankelijk van de menselijke factor. Digitale transformatie met meer geschikte management software zou hier al een heel groot verschil kunnen maken.
Digitaal transformeren van managementsystemen
Met de huidige technologie is een no-code workflow managementsysteem een slimme aanvulling op je ERP systeem. Operationele processen op de werkvloer kunnen zo eenvoudig worden gestandariseerd en geautomatiseerd. Alle informatie is actueel en staat op een centrale plaats waardoor geen aanvullende hulp van Excel lijsten meer nodig is. Bedenk hierbij dat ERP het leidende pakket is en dat eenvoudig stamgegevens zoals kostenplaats, projectnummer of materialennummers kunnen worden uitgewisseld met andere applicaties. Met een slimme data-uitwisseling tussen deze applicaties is de data in elk werkproces eenvoudig te benaderen of op te slaan. Dan ben je pas echt aan het managen in je bedrijf! Als alle informatie op een slimme manier door de organisatie wordt geleid, leg je ook de basis voor goede rapportages. Daarnaast draagt de transformatie van managementsystemen bij aan procesoptimalisatie door het implementeren van geavanceerde no-code workflow tools.
Rapportages in een management systeem
Naast sturing op actuele informatie binnen bedrijfsprocessen kan men deze data natuurlijk ook gebruiken om de bedrijfsvoering in de toekomst verder te optimaliseren. Continu verbeteren met behulp van de bekende PDCA-verbetercyclus moet daarom zo gemakkelijk mogelijk worden gemaakt in een managementsysteem. Ook hier kan digitalisering enorm helpen door bijvoorbeeld bedrijfsdata te ontsluiten naar powerBI, om zo overzichtelijke dashboards te bouwen. Zo kan een projectorganisatie met 1 klik een project selecteren waarbij informatie uit meerdere bronnen kan worden gepresenteerd in 1 overzicht. Zo gaat analyse van bedrijfsinformatie voor verdere verbetering hand in hand met actuele beheersing en uitvoering van bedrijfsprocessen.
Klaar om te transformeren? Ontdek wat een modern managementsysteem kan betekenen voor je organisatie.
